Cómo organizar tu carga de trabajo en la oficina

Cualquiera puede apreciar la vista de un ejecutivo ocupado de alto nivel, sentado detrás de un escritorio grande, sin siquiera un pedazo de papel, por no hablar de una mota de polvo a la vista. Las apariencias ocultan la realidad: tal vez el ejecutivo puede estar tan ocupado como tú. Sin embargo, él ha encontrado la manera de organizar su carga de trabajo en su oficina. Tú también puedes hacerlo, siempre y cuando desarrolles un sistema que te funcione. Esto podría significar el empleo de algunas técnicas "probadas y verdaderas" mientras descartas las demás. Al igual que los ejecutivos de alto nivel, recuerda que estás a cargo y que te corresponde para tomar el control de tu carga de trabajo, antes de que esta te controle.

Instrucciones

1. Establece un sistema de archivos, tanto en electrónico como en papel, para que puedas administrar la información rápidamente una vez que hayas terminado de revisarla. Muchos profesionales de negocios son "maestros del apilamiento", lo que significa que tienden a acumular montones de papeles que a la larga les abruman. Haz un compromiso para trabajar en un proyecto y luego, cuando hayas terminado, rápidamente archívalo. Para los archivos de papel, establece un sistema de archivos codificados por colores, que cada color que denote un mensaje significativo para ti. Por ejemplo, implementar un sistema de jerárquico de tres colores en el que el verde signifique "alta prioridad", el color amarillo "prioridad moderada", y el rojo "baja prioridad". O bien, para reducir el número de archivos en tu escritorio, usa un sistema de dos colores. Sigue la misma lógica para crear un sistema de archivos informático.

2. Haz una lista de tareas pendientes y llévala contigo en todo momento para mantenerte enfocado. Tacha las tareas a medida que las completes. Del mismo modo, lléva un calendario contigo en todo momento, con referencias cruzadas a ambos si es necesario. Revisa tu lista de tareas pendientes al final de cada jornada y al comienzo de cada nuevo día para consolidar tus obligaciones diarias en tu mente.

3. Establece límites de tiempo y plazos para cada una de estas tareas. Sé optimista, pero también realista. Sé especialmente cuidadoso sobre el tiempo que asignarás a leer y a responder a mensajes de correo electrónico, ya que es muy fácil dejarse atrapar por el "vórtice de tiempo del correo electrónico". Etiqueta tu correo electrónico con mensajes de "alta prioridad" para ayudarte a enfocar tus esfuerzos, y luego decidir si debes o no responder en consecuencia.

4. Comienza las llamadas telefónicas y las reuniones con un estimado de su duración. Luego, mira el reloj y apégate al plan. La gente respetará tu disciplina si dices algo como: "Como yo sé que todos estamos ocupados, vamos a hacer todo lo posible para mantener esta llamada telefónica o reunión hasta 30 minutos".

5. Establece límites a tus compañeros de trabajo que puedan tratar de atraparte en un almuerzo prolongado o una conversación prolongada sobre su terrible cita a ciegas de la noche anterior. Aunque algo de interacción social es importante para la construcción de relaciones entre compañeros de trabajo, ten cuidado de que no se te vaya de las manos, y te arruine el día de trabajo que tenías bien estructurado.

6. Reconsidera la multitarea. Puedes pensar que hablar por teléfono, escribir un correo electrónico y la revisión de una propuesta de comercialización al mismo tiempo te hace un súper empleado; pero, de hecho, es posible que la difusión de tu atención pueda ser contraproducente. Si es necesario, oblígate a centrar tu atención en una tarea a la vez y compara los resultados con el modo de tareas múltiples, en la organización del trabajo.

7. Evalúa tu actual volumen de trabajo antes de acceder a asumir nuevas responsabilidades. A pesar de que muchos empleados asumen que deberían dar un paso al frente y nunca decir no a tales peticiones, considera cuidadosamente si tienes tiempo para completarlas y si se pueden cumplir de acuerdo a tus propios altos estándares.

8. Consulta a tu supervisor para asegurarte de que vas por el buen camino con tu plan de organizar tu trabajo en la oficina. Revisa tu "plan de acción" y pídele su opinión.



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Tips para volver 'recargado' al trabajo

La organización del tiempo es un aspecto básico para comenzar el año con el pie derecho y cumplir tus propósitos laborales.

Los beneficios de utilizar bien tu tiempo son: trabajar de manera relajada, te vuelves más productivo y mejora la comunicación cuando trabajas en equipo. Además, disminuye la necesidad de supervisión.

El primer paso lograr esto es ordenar tu espacio de trabajo.

Elimina todos los papeles no relevantes, ya que ocupan un espacio en tu cajón y en tu mente. Clasifica en folders la información que consideres importante, compra un organizador de plástico y ahí mete todas las plumas, marcadores, gomas, uñas de escritorio, lápices y todo lo que uses de manera regular.

2. Anota tus pendientes en un solo lugar

Puedes utilizar tu computadora (la sección de tareas del Outlook funciona bien), una tablet, tu celular o una hoja diaria con todos tus pendientes. Una vez hecho el traspaso de pendientes a un solo lugar, ya tienes que acordarte de una sola lista. Después, realiza un presupuesto de tiempo, define qué harás en primero, segundo, tercer lugar y así sucesivamente.

3. Controla las interrupciones

Tu jefe se acordó de esa junta súper urgente en la que tiene que presentar información del año y que tienes media horapara preparar. Anota el pendiente, si de verdad es muy urgente hazlo en el momento.

4. Lleva un registro de tiempo

Por último registra las actividades que vas cumpliendo y el tiempo que le dedicaste. Al final del día tendrás la tranquilidad de que terminaste todo lo que planificaste y que cumpliste todo lo que te propusiste.

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Cómo interpretar las ofertas de trabaj

Desde el estallido de la crisis, lo que antes era un valor añadido para cualquier candidato ha pasado a convertirse en una de las múltiples exigencias que plantean las empresas. Teniendo esto en cuenta, ¿sabes cómo leer un anuncio de empleo?

Del aspirante especializado y bien preparado al hombre orquesta. De los perfiles laborales a los profesionales a medida. De las ofertas de trabajo a las cartas imposibles a los Reyes Magos. La complicada situación que atraviesa el mercado laboral ha provocado en pocos años una transformación en las oportunidades laborales y en los requisitos que hay que reunir para optar a ellas.

A diferencia de lo que pasaba hasta hace muy poco, las organizaciones ya no buscan vacantes que cubrir, sino personas que reúnan unas habilidades y una experiencia muy concretas. Las razones que han motivado esta situación son dos: por un lado, una creciente especialización de los puestos de trabajo y, por otro, la existencia de un mayor número de personas en busca de un empleo como resultado de la altísima tasa de paro existente.

Haz que las cosas sucedan

Entrevista a David Allen, consultor de productividad y autor del ‘best seller’ “Getting Things Done”

Conversamos con David Allen, nombrado como uno de los expertos en gestión del tiempo por Forbes, acerca de como se mejora esta tarea dentro de las empresas y porque es importante establecer una cultura productiva en nuestro equipo de trabajo.

¿Por qué es importante hablar de productividad en las empresas, cuando parece que hay mucho por hacer en términos de información y competitividad?

“El buen manejo de la información y el poder hacer el trabajo correcto con la menor cantidad de recursos, son elementos clave para la productividad de toda organización  ofrecen una ventaja competitiva. Demasiadas reuniones y correos no bien enfocados, y flujos de trabajo deficientes y lentos, pueden afectar en gran medida los resultados de una empresa y su cultura”.

Cuando nos referimos a la cultura empresarial, ¿qué tan importante es hablar de eso con el fin de obtener resultados y cómo se permea esta actitud en la organización?

“Los mejores comportamientos de productividad no suceden por si solos. Tienen que ser aprendidos y practicados, hasta que se convierten en hábitos. Primero la gente necesita saber cuáles son las mejores prácticas, después instalarlas, aplicarlas y reforzarlas con la cultura y el liderazgo de la organización”.

¿Cuál es la manera más efectiva de “hacer que las cosas sucedan”?

“Dos preguntas clave deben ser contestadas para que las cosas se hagan: ¿cuál es el resultado esperado? y ¿cuál es la la siguiente acción y quién la estará haciendo?. Estas preguntas son comúnmente evadidas; así que aprender a aplicarlas a nuestros proyectos, comunicaciones, y actividades, mejora de manera significativa como hacemos las cosas”.

¿Cómo puede una compañía evitar la procrastinación, uno de los principales obstáculos para alcanzar metas y obtener resultados?

 “Es difícil legislar el comportamiento. Sólo podemos responsabilizar a la gente por los resultados que producen. Sin embargo, aplicar el proceso de pensamiento de “resultados” y “acciones siguientes” en actividades y comunicaciones, nos lleva por el camino correcto para desatorar flujos de trabajo y hacer que las cosas se muevan hacia adelante”.

¿Cuáles son los principales riesgos a los que se enfrenta una compañía si no promueve la productividad entre los empleados?

 “Fechas límite vencidas, acuerdos no cumplidos, pérdida de confianza, incremento en niveles de estrés, y falta de rentabilidad”.

¿Cómo hacer un equipo más eficiente y enfocado a sus objetivos?

 “Teniendo una dirección en los resultados esperados de manera consistente; incorporando el proceso de pensamiento y toma de decisiones para traducir los asuntos en acciones siguientes y eliminando las causas de distracción. Los equipos necesitan aprender a poner más cuidado y esmero de manera inmediata en todo aquello que tiene su atención y mantener las cosas lo más claro posible para que los recursos estén libres y se produzca un movimiento hacia adelante”.

¿Cómo el estrés puede ser una herramienta efectiva que ayude a promover la productividad?

 “Depende si nos referimos a estrés positivo o negativo. El estrés positivo es el que se crea automáticamente cuando alguien identifica un resultado esperado que aún no se ha completado o experimentado. Es aquel que produce un movimiento hacia adelante y creatividad para la solución de problemas. El estrés negativo, por el contrario, se genera por conflictos no resueltos acerca de prioridades y por prácticas inefectivas de administración personal que inhiben la claridad, enfoque y relajación. Este debe ser eliminado en lugar de promovido para incrementar la productividad”.

Con el apoyo de Intelectum Venezuela, representante de GTD en Venezuela.

Traduccion de Wall Street English