Haz que las cosas sucedan

Entrevista a David Allen, consultor de productividad y autor del ‘best seller’ “Getting Things Done”

Conversamos con David Allen, nombrado como uno de los expertos en gestión del tiempo por Forbes, acerca de como se mejora esta tarea dentro de las empresas y porque es importante establecer una cultura productiva en nuestro equipo de trabajo.

¿Por qué es importante hablar de productividad en las empresas, cuando parece que hay mucho por hacer en términos de información y competitividad?

“El buen manejo de la información y el poder hacer el trabajo correcto con la menor cantidad de recursos, son elementos clave para la productividad de toda organización  ofrecen una ventaja competitiva. Demasiadas reuniones y correos no bien enfocados, y flujos de trabajo deficientes y lentos, pueden afectar en gran medida los resultados de una empresa y su cultura”.

Cuando nos referimos a la cultura empresarial, ¿qué tan importante es hablar de eso con el fin de obtener resultados y cómo se permea esta actitud en la organización?

“Los mejores comportamientos de productividad no suceden por si solos. Tienen que ser aprendidos y practicados, hasta que se convierten en hábitos. Primero la gente necesita saber cuáles son las mejores prácticas, después instalarlas, aplicarlas y reforzarlas con la cultura y el liderazgo de la organización”.

¿Cuál es la manera más efectiva de “hacer que las cosas sucedan”?

“Dos preguntas clave deben ser contestadas para que las cosas se hagan: ¿cuál es el resultado esperado? y ¿cuál es la la siguiente acción y quién la estará haciendo?. Estas preguntas son comúnmente evadidas; así que aprender a aplicarlas a nuestros proyectos, comunicaciones, y actividades, mejora de manera significativa como hacemos las cosas”.

¿Cómo puede una compañía evitar la procrastinación, uno de los principales obstáculos para alcanzar metas y obtener resultados?

 “Es difícil legislar el comportamiento. Sólo podemos responsabilizar a la gente por los resultados que producen. Sin embargo, aplicar el proceso de pensamiento de “resultados” y “acciones siguientes” en actividades y comunicaciones, nos lleva por el camino correcto para desatorar flujos de trabajo y hacer que las cosas se muevan hacia adelante”.

¿Cuáles son los principales riesgos a los que se enfrenta una compañía si no promueve la productividad entre los empleados?

 “Fechas límite vencidas, acuerdos no cumplidos, pérdida de confianza, incremento en niveles de estrés, y falta de rentabilidad”.

¿Cómo hacer un equipo más eficiente y enfocado a sus objetivos?

 “Teniendo una dirección en los resultados esperados de manera consistente; incorporando el proceso de pensamiento y toma de decisiones para traducir los asuntos en acciones siguientes y eliminando las causas de distracción. Los equipos necesitan aprender a poner más cuidado y esmero de manera inmediata en todo aquello que tiene su atención y mantener las cosas lo más claro posible para que los recursos estén libres y se produzca un movimiento hacia adelante”.

¿Cómo el estrés puede ser una herramienta efectiva que ayude a promover la productividad?

 “Depende si nos referimos a estrés positivo o negativo. El estrés positivo es el que se crea automáticamente cuando alguien identifica un resultado esperado que aún no se ha completado o experimentado. Es aquel que produce un movimiento hacia adelante y creatividad para la solución de problemas. El estrés negativo, por el contrario, se genera por conflictos no resueltos acerca de prioridades y por prácticas inefectivas de administración personal que inhiben la claridad, enfoque y relajación. Este debe ser eliminado en lugar de promovido para incrementar la productividad”.

Con el apoyo de Intelectum Venezuela, representante de GTD en Venezuela.

Traduccion de Wall Street English