7 pasos para reuniones eficientes

Gran parte del trabajo de un emprendedor requiere de reuniones con proveedores, socios, competidores o empleados. Cómo plantearlas para aprovechar mejor el tiempo y maximizar los resultados. Las reuniones pueden favorecer o entorpecer los objetivos, dependiendo de cómo se lleven a cabo. Para que sean eficaces, es necesario seguir una metodología, asignar un coordinador y tareas con responsables.

1. Establecer una agenda. 

Cada reunión debe tener un objetivo claro.  Incluirlo en la invitación, junto con los temas para tratar, quiénes y por qué deben participar, la duración estimada y el lugar del encuentro. Si es posible, establece también quién conducirá la reunión. Las reuniones pueden favorecer o entorpecer los objetivos, dependiendo de cómo se lleven a cabo. 

Para que sean eficaces, es necesario seguir una metodología, asignar un coordinador y tareas con responsables.Las herramientas como el Microsoft Outlook y el Calendario de Gmail facilitan la coordinación y la confirmación de asistencia.

2. Preparar la reunión y pedir preparación a quienes corresponda. 

La persona a cargo de la coordinación debe ocuparse previamente de que esté disponible todo lo necesario para el evento. Desde el material de presentación o discusión, muestras y productos, hasta los servicios de soporte como el café o equipamiento tecnológico.

3. Exigir(se) puntualidad. 

Comenzar a tiempo y con todos los invitados presentes asegura el aprovechamiento de los recursos personales y del negocio. Además, la reunión requiere de un cierto tiempo pre-pautado para poder llegar a buen puerto. Si se ve limitado por tardanzas, quedarán temas pendientes y se tomarán decisiones apresuradas.

Tips para comportarse y aprovechar las reuniones

Reunirse de vez en cuando con clientes, proveedores o empleados es necesario para iniciar nuevos proyectos o conocer los problemas que surgen al interior de una organización. 

Lo ideal es hacerlo periódicamente para llevar un control sobre las situaciones que se presentan. De esta manera, la comunicación se mantendrá estable y la productividad aumentará debido a las buenas relaciones humanas.

Actualmente las reuniones ocupan un lugar importante en la carga laboral de los altos mandos o ejecutivos. Es por esta razón que ellos deben priorizar y decidir a cuál asistir, puesto que es casi imposible comprometer la presencia en todos los encuentros, aunque siempre se deja a una persona de confianza para presidir la reunión.

Por lo general, este tipo de encuentros no suelen aprovecharse al 100%, debido a que se extienden más de lo normal, se vuelven un poco tediosas e incluso aburridas. La recomendación para evitar esta situación es que las reuniones sean cortas y productivas, y para esto es necesario que se establezcan con anterioridad los puntos que se van a tratar, el objetivo que persigue y la posición que tomará la empresa ante quienes presidan la junta.

Pero ¿cómo aprovechar este tipo de encuentros sin que parezcan un compromiso ineludible? 

4 MANERAS DE MANTENER LA ATENCIÓN EN LAS REUNIONES DE TRABAJO:

1. Mantén los objetivos de la reunión en la mente

Quienes integran una reunión siempre se quejan de que se pierde demasiado tiempo en cosas que no cumplen con los objetivos que se pretenden tratar. Quienes están a cargo de guiar la reunión deben ayudar a mantener la atención de los receptores, frenando a quienes intervengan en la conversación y desvíen el tema.