1. Establecer una agenda.
Cada reunión debe tener un objetivo claro. Incluirlo en la invitación, junto con los temas para tratar, quiénes y por qué deben participar, la duración estimada y el lugar del encuentro. Si es posible, establece también quién conducirá la reunión. Las reuniones pueden favorecer o entorpecer los objetivos, dependiendo de cómo se lleven a cabo.
Para que sean eficaces, es necesario seguir una metodología, asignar un coordinador y tareas con responsables.Las herramientas como el Microsoft Outlook y el Calendario de Gmail facilitan la coordinación y la confirmación de asistencia.
2. Preparar la reunión y pedir preparación a quienes corresponda.
La persona a cargo de la coordinación debe ocuparse previamente de que esté disponible todo lo necesario para el evento. Desde el material de presentación o discusión, muestras y productos, hasta los servicios de soporte como el café o equipamiento tecnológico.
3. Exigir(se) puntualidad.
Comenzar a tiempo y con todos los invitados presentes asegura el aprovechamiento de los recursos personales y del negocio. Además, la reunión requiere de un cierto tiempo pre-pautado para poder llegar a buen puerto. Si se ve limitado por tardanzas, quedarán temas pendientes y se tomarán decisiones apresuradas.
El coordinador debe dar comienzo a la reunión, con un repaso de la agenda. La presentación de los participantes o la primera intervención de cada uno puede ser también un espacio para anuncios o comentarios más personales (por ejemplo, si alguien dejará la reunión antes de tiempo, anticipa que debe responder a un llamado o comunica que no ha podido preparar algún tema de la agenda).
5. Conducir la reunión.
Es raro que un encuentro de varias personas fluya naturalmente hacia los objetivos planteados. Distracciones, conversaciones personales, interrupciones, cansancio y otros factores pueden conspirar en contra de la eficiencia.
El conductor del encuentro tiene que asegurar el cumplimiento de la agenda, administrar los tiempos y las intervenciones y orientar al grupo hacia los objetivos planteados. Si hay una negociación como centro de la reunión, el coordinador debe actuar como mediador, para que pueda resolverse.
6. Cerrar la reunión.
Si no se pone un punto final, en el que se recapitule lo tratado y decidido, y se enumeren los temas abiertos o sin solución, las reuniones pueden extenderse innecesariamente. Generalmente este espacio de cierre incluye el debate de dudas, próximos pasos o tareas pendientes. La existencia de un cierre formal habilita que puedan retirarse quienes deban o quieran hacerlo.
7. Minuta o recordatorio de tareas.
Las reuniones son un medio para resolver problemas, encontrar puntos en común y trazar estrategias para el futuro. De esta forma, su objetivo no concluye con el fin del encuentro. Es necesario que el coordinador se asegure de que se comunique lo tratado y se cumplan las tareas asignadas, para lo que una minuta o síntesis de la reunión es la herramienta indicada.
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