7 pasos para reuniones eficientes

Gran parte del trabajo de un emprendedor requiere de reuniones con proveedores, socios, competidores o empleados. Cómo plantearlas para aprovechar mejor el tiempo y maximizar los resultados. Las reuniones pueden favorecer o entorpecer los objetivos, dependiendo de cómo se lleven a cabo. Para que sean eficaces, es necesario seguir una metodología, asignar un coordinador y tareas con responsables.

1. Establecer una agenda. 

Cada reunión debe tener un objetivo claro.  Incluirlo en la invitación, junto con los temas para tratar, quiénes y por qué deben participar, la duración estimada y el lugar del encuentro. Si es posible, establece también quién conducirá la reunión. Las reuniones pueden favorecer o entorpecer los objetivos, dependiendo de cómo se lleven a cabo. 

Para que sean eficaces, es necesario seguir una metodología, asignar un coordinador y tareas con responsables.Las herramientas como el Microsoft Outlook y el Calendario de Gmail facilitan la coordinación y la confirmación de asistencia.

2. Preparar la reunión y pedir preparación a quienes corresponda. 

La persona a cargo de la coordinación debe ocuparse previamente de que esté disponible todo lo necesario para el evento. Desde el material de presentación o discusión, muestras y productos, hasta los servicios de soporte como el café o equipamiento tecnológico.

3. Exigir(se) puntualidad. 

Comenzar a tiempo y con todos los invitados presentes asegura el aprovechamiento de los recursos personales y del negocio. Además, la reunión requiere de un cierto tiempo pre-pautado para poder llegar a buen puerto. Si se ve limitado por tardanzas, quedarán temas pendientes y se tomarán decisiones apresuradas.

3 ruidos a eliminar para ser eficiente

No salgas a comprar una nueva agenda o aprendas un proceso de cinco pasos para tomar mejores decisiones –no funcionará. La realidad es que para mejorar nuestras habilidades de pensamiento, debemos entender la raíz de nuestro problema: nuestros cerebros. 

Angelika Dimoka, directora del Center for Neural Decision Making en la Universidad Temple, condujo un estudio que medía la actividad cerebral mientras los participantes se enfrentaban a problemas cada vez más complejos. 

Usando la resonancia magnética funcional para medir los cambios en el flujo sanguíneo, descubrió que conforme las personas recibían más información, su actividad cerebral incrementaba en la zona responsable de la toma de decisiones y el control de emociones. Pero cuando la carga informativa era demasiada, la zona se apagaba de repente. 

Cuando las personas alcanzaban una sobrecarga de información, Dimoka explica: “Empiezan a cometer errores estúpidos y a tomar malas decisiones porque la región del cerebro responsable de la toma inteligente de decisiones había abandonado esencialmente las premisas”. 

Estos momentos ‘apagadores’ se están haciendo día más frecuentes en la vida diaria de las personas. El tema más relevante es que la mayoría de las actividades que realizamos durante la jornada contribuyen a la sobrecarga. 

En un día cualquiera podrías encontrarte en el supermercado eligiendo una marca de cereal, en la oficina respondiendo emails eternos y en tu casa realizando diversas tareas del hogar. Todas estas actividades, con su dosis de información asociada, empiezan a absorber tus recursos mentales, dejándote agotado e incluso poco capaz de tomar decisiones más importantes. 

Consejos para que tu empresa funcione eficientemente

Cuando motivas y apoyas a tus empleados a rendir al máximo de sus capacidades, y cuando haces uso de maquinaria y equipos que ayudan a estos empleados a alcanzar sus objetivos, ocurre que tu empresa, ha sido capaz de trabajar cada vez más eficiente durante años. Y es por esto que han conseguido ver como sus beneficios aumentaban. Dicho esto vamos a ver tres consejos para conseguir que tu empresa funcione tan eficientemente como sea posible.

Es de imaginar que cada Pyme se esfuerce por funcionar con toda la eficacia posible como sea posible. De entre algunas de sus ventajas (también tiene inconvenientes), una es que tu empresa tendrá capacidad de producir mucho en su trabajo y en el menor tiempo posible con el consiguiente ahorro en costo.

Tienes que estar muy bien preparado para llevar a cabo, que tu empresa “suba de nivel” y consigas que todos y cada uno de tus departamentos sean eficientes. Desafortunadamente muchas de las empresas que no son capaces de adaptarse a la forma en que funcionan acaban en el olvido y evidentemente cerradas o con muchos problemas.

Las ideas para ir empezando

1. Ofreciendo cierta capacidad de movimiento: por regla general si acabas de empezar con tu Pyme, esta claro que quieres llevar el control total en todo momento. Aunque lo que ocurre es que tu empresa va a tener un funcionamiento mucho más eficientemente, si como digo le ofreces a tus empleados, una autoridad para que sea el mismo quien decida y tome las decisiones sobre su labor o puesto (teniendo tu la ultima palabra evidentemente).