5 consejos para el entrevistador al tomar notas

La entrevista es una secuencia de información. Si al final de la entrevista de trabajo usted no recuerda mucho de lo ocurrido durante ésta, entonces el proceso de selección de personal no se está realizando de la mejor manera.

Usted, como entrevistador, necesita un cúmulo de información sutil y detallada del candidato y una solución es tomar notas durante la entrevista.

Tomar notas amortigua este "efecto de precedencia y novedad"; las notas actuarán como despertadores de la memoria, y recordará con mayor facilidad, Sin embargo, surge la siguiente pregunta, ¿Cómo tomar nota durante la entrevista de trabajo sin distraer al candidato y a usted como entrevistador?

Para dar respuesta a esta pregunta sería conveniente primero conocer cuáles son los errores más comunes a la hora de tomar notas en una entrevista de trabajo.

Errores comunes al tomar notas

a. Parar en la mitad. Existen entrevistadores que después de tomar notas continuamente o de cuando en cuandodurante varios minutos, deja de hacerlo.

Por supuesto, cuando esto sucede, elcandidato, que ha estado mirando muy atentamente, se da cuenta y se pregunta a qué se deberá. ¿Qué quiere decir esto? "El entrevistador dejó de tomar notas", nos dicen. 

"¿Será que lo que estoy diciendo ya no tiene ningún valor? ¿Será que estamos en una etapa de la entrevista en que él está solamente charlando conmigo, como al principio? Tal vez simplemente sigue siendo amable y ya me descartó; O tal vez se trata de algo bueno. 

¡Quizá signifique que obtuve el empleo y no necesita tomar más notas porque ya está seguro de que me va a hacer una oferta!"Además .de ser contraproducente este tipo de comportamiento (dejar de tomar notas en el momento mismo de la entrevista en que se trata la información más compleja), es muy perturbador para el candidato.

b. Subrayado obvio. Algunos entrevistadores les dan especial importancia a algunos aspectos. De tiempo en tiempo, cuando el candidato menciona algo de importancia (usualmente un tema negativo) podrían decir: "Ah, excúseme un minuto" y escriben en el bloque el asunto que acaban de discutir. Más comúnmente, subrayan items, les ponen círculos o asteriscos, dibujan flechas, escriben con letra grande, con letra de molde... Hacen toda clase de cosas que le dificultan al candidato concentrarse.

Aunque esta actividad tan obviamente significativa no siga de inmediato a la revelación de información negativa, inhibe la espontaneidad porque el candidato se pregunta: ¿Se trata de algo bueno que dije? ¿Fue algo malo? ¿Es algo que deba preocu­parme? ¿Debiera yo clarificar este punto?

c. Dejar que el candidato lo vea tomando notas. Finalmente, otro error que los entrevistadores cometen al tomar notas es poner su libreta de notas sobre la mesa o escritorio, enfrente de los candidatos o cerca de ellos. El solicitante puede realmente leer las notas o, por lo menos, ver cuándo las toman. El candidato encuentra que su mirada es atraída por esas notas como si se tratara de un imán; si no las está mirando, los músculos del cuello le dolerán luego, por el esfuerzo de controlar el deseo de mirar. No puede evitar su curiosidad sobre lo que esas notas digan sobre él. 

Existen candidatos que se dan cuenta de lo que el entrevistador escribió, y luego tratan de refu­tarlo. Afortunadamente, todos estos errores pueden evitarse muy fácil­mente, de modo que usted puede llevar un archivo preciso de lo que diga el candidato, sin que sea una carga para usted o una distracción para el candidato. Todo lo que tiene que hacer es seguir los cinco principios para tomar notas eficazmente que enumero a continuación: 

Cómo tomar notas con eficacia y discreción

1. Use un sujetapapeles, no un simple bloque de papel. Un procedimiento valioso es alejar el haz del papel de las notas del "campo visual" del entrevistado — una manera elegante de decir: "Ladee sus notas para que el candidato no pueda seguirlo cuando usted escribe". Esto reduce considerablemente el "factor de distrac­ción". Dése cuenta de que usted no está escondiendo o enmasca­rando el hecho de tomar notas. Simplemente está impidiendo que alguien pueda leerlas. Para lograr esto, necesita usar algo que le evite poner las notas sobre la superficie del escritorio.

Aunque una libreta de taquigrafía podría servir para este propó­sito, se recomienda usar algún tipo de sujetapapeles, un sencillo sujetapapeles de los que usan los médicos, con un gancho en la parte superior, o uno de cuero que pueda doblarse y colóquelo en sus piernas para que los candidatos no puedan leer cuando está tomando las notas.

Esta técnica, aunque parezca sencilla y mecánica, reduce considerablemente el factor de distracción, y este hecho es importante. Es algo pequeño, pero funciona bien.

2. No anote información que sea obtenible de otra manera. ¿Para qué anotar información que ya se encuentra disponible en algún otro lugar? ¿Para qué elaborar un cuidadoso registro de los lugares en donde estudió el candidato, de las materias en que se especializó, de las empresas en que ha trabajado, de sus deberes y responsabilidades, de su título, si esa información se puede encon­trar en su solicitud de empleo o en su hoja de vida o en algún otro documento que usted tiene?

Aunque parezca un punto obvio, la realidad es que cuando se analizan las notas de las entrevistas, todo un 80 por ciento, cuatro quintas partes de lo que escriben los entrevistadores en sus notas, resulta ser información que ya está disponible en otro lugar. El hecho de no registrar este tipo de información le aliviará considera­blemente la carga de tomar notas. Pasará usted mucho menos tiempo escribiendo y mucho más tiempo prestando atención, sin perder ninguna información. Y, claro, esto reducirá el riesgo de perturbar al candidato porque usted toma muchas menos notas.

3. Evite tomar notas al pie de la letra. No hay necesidad de anotar citas textuales de lo que dicen los candidatos. Tome la esencia de lo que digan y que esté relacionado con el cargo. Usted no está escribiendo una fiel transcripción de la entrevista.

4. Tome notas "telegráficas" o de "palabras claves". Aunque usted no va a anotar todo lo que el candidato diga, solamente nece­sita anotar unas pocas palabras claves, un símbolo, un pequeño resumen telegráfico, algún mensaje breve, rápidamente escrito, que le recuerde lo que el candidato dijo y que usted consideró importante.

Fíjese que no dije que anotara sus conclusiones. Sus notas no deben consistir en palabras como "iniciativa-iniciativa-motivado-mucha energía... iniciativa ...". En lugar de esto, registre alguna advertencia reservada que luego le ayude a recordar todo un inci­dente de cierta complejidad. Deje que el incidente mismo le diga algo sobre la iniciativa, la habilidad analítica, la lógica, el sentido común, la habilidad para trabajar en equipo, o cualquier otra cosa que esté implícita en la respuesta del candidato. Basándose en información concreta, usted puede buscar patrones; no solamente podrá tomar decisiones autónomamente sino que podrá justificar sus conclusiones ante los demás. 

5. Practique la toma de notas en otras circunstancias. A propósito, no es necesario que usted espere a la entrevista para practicar alguna cosa de lo que expuse aquí. La próxima vez que esté en una reunión con una persona o con un grupo de personas, de vez en cuando anote alguna palabra clave o despertador de la memoria que se relacione con la materia en discusión.

Al final de la reunión, usted podrá elaborar un registro preciso de ésta, sin que importe su complejidad. Ciertamente, podrá hacerlo con mucha más precisión que alguien que estaba a su lado y prestó mucha atención, pero que confía en su memoria sin auxilio alguno.

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