¿Te conviene una oficina virtual?

Montar una oficina física es un gasto considerable en el presupuesto de los emprendedores novatos. Incluso, muchas veces, resulta un gasto innecesario hasta para empresarios con años en el mercado. Pero no porque tengas empleados y seas dueño de una Pyme, necesariamente requieres de un espacio físico para dirigir y administrar tu negocio.  

La tecnología y los avances en los canales de comunicación han permitido que cientos de personas trabajen desde su casa y administren negocios en la comodidad de su hogar o de otros lugares, incluyendo parques y cafeterías. 

No obstante, aunque esta opción puede ofrecer numerosos beneficios (especialmente en la reducción de costos y de tiempo de traslado), también tiene algunas desventajas, entre ellas, la imagen poco profesional que puede proyectar el emprendedor hacia posibles clientes e inversionistas. 

Desde hace poco más de 15 años se popularizó en distintas partes del mundo -principalmente en Estados Unidos y Europa- una tendencia laboral que atiende a este mercado: las oficinas virtuales. “Tener una oficina virtual es tener todo menos la oficina”, explica Cati Cerda, directora de Regus México, firma líder en espacios flexibles a nivel mundial. 

Al contratar el servicio de oficina virtual brindado por esta firma recibes contestación telefónica personalizada, manejo de correspondencia y lo más importante: el uso comercial y fiscal de una dirección de un centro de negocios de renombre. 

“Por lo general, se cree que por ser Pyme o emprendedor no se puede tener una oficina de primer nivel”, afirma Cerda.

¿CÓMO SÉ SI LAS OFICINAS VIRTUALES SON PARA MÍ?

Usar esta modalidad alternativa a los tradicionales espacios de oficinas físicas puede resultar una de las mejores opciones para potenciar tu empresa. 

Cati Cerda dice que una oficina virtual es una buena opción para:

1. Emprendedores que trabajan en casa o en pequeñas oficinas y que quieran darle formalidad a su empresa. “El costo-beneficio es excelente”, sostiene la directiva.

Gloria Niño de Rivera, fundadora de la agencia de relaciones públicas Face-to-Face, emprendió  en solitario y en su propia casa. Sin embargo, notó que al momento de “darle la cara” al cliente esto resultaba poco profesional y que no estaba a la altura de la calidad de sus servicios.

2. Pymes que quieran profesionalizarse. No importa si iniciaste tu negocio en una oficina física, nunca es tarde para dar el paso al mundo virtual. 

Identifica cuáles son tus dinámicas de trabajo, para qué usas la oficina, cuánto tiempo estás en ella y si realmente está proyectando la imagen que deseas. Por ejemplo, aunque tengas un espacio totalmente tuyo si está en una mala ubicación o las instalaciones son deficientes, no brindarás confianza a clientes, socios o inversionistas. Asimismo, dejar a un lado tu oficina física y contratar una virtual puede reducirte costos hasta en un 80%. 

Regus también cuenta con centros de negocios totalmente equipados donde puedes desarrollar juntas o reuniones importantes. Aprovechar estas salas -ubicadas en importantes centros corporativos- te otorgará una imagen más profesional, necesaria para potenciar tu empresa. 

3. Empresas trasnacionales que quieren abrir oficinas en otros países. Regus cuenta con oficinas en 500 ciudades en 95 países, por lo que esta opción resulta muy conveniente debido a que obtendrán una dirección local y un domicilio fiscal. Además, si necesitas reunirte con clientes en ese país podrás usar los centros de negocios. 

TIPS PARA TU OFICINA VIRTUAL: 

1. Sé ordenado: El primer principio para que funcione esta modalidad, en especial si tienes empleados trabajando en otras ciudades o países, es ser disciplinado. Fíjate horarios y un código de vestimenta para trabajar. 

2. Establece tu oficina en casa: Aunque operes desde tu hogar, esto no necesariamente significa que no tengas un espacio profesional. Elige una habitación-oficina donde guardes tus papeles y tu computadora y a la que sólo tengas acceso tú. 

3. Define tus canales de comunicación: Si cuentas con empleados que trabajan de manera virtual es muy importante que establezcas cómo, cuándo y dónde te comunicarás con ellos. Por ello es imprescindible también que prestes especial atención al contratar a tus trabajadores puesto que deben ser personas responsables, que puedan trabajar en solitario y que conozcan las tecnologías que uses.

4. Establece tus objetivos con la compañía proveedora del servicio: Cati Cerda recomienda que, antes de contratar una oficina virtual, definas a la perfección detalles como qué tipo de llamadas recibir y cuáles enviar a buzón de voz, o con qué frase deben contestar el teléfono.

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